Informazioni in materia di protezione dei dati personali

1. Dati raccolti in automatico. I sistemi informatici e gli applicativi dedicati al funzionamento del sito web www.HiQSolutions.it rilevano, nel corso del loro normale funzionamento, alcuni dati (la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet) potenzialmente associati ad utenti identificabili. Tra i dati raccolti sono compresi gli indirizzi IP e i nomi di dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri riguardanti il sistema operativo, il browser e l’ambiente informatico utilizzato dall’utente. Questi dati vengono trattati, per il tempo strettamente necessario, al solo fine di ricavare informazioni statistiche sull’uso del sito e per controllarne il regolare funzionamento. Il conferimento di tali dati è obbligatorio in quanto direttamente collegato all’esperienza di navigazione web.
2. Dati forniti volontariamente dall’utente. L’invio volontario e spontaneo di comunicazioni cartacee, fax, e-mail ai nostri indirizzi, ai fini della richiesta di informazioni in merito ai servizi offerti dal Titolare, non necessita della preventiva raccolta di consenso. L’eventuale compilazione del form specificamente predisposto nel sito comporta la necessaria lettura delle presenti informazioni e la successiva acquisizione dei dati dell’utente necessari per rispondere alle richieste di informazioni e/o erogare il servizio richiesto; in tal caso specifiche informative di sintesi saranno riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per particolari servizi a richiesta. L’utente dovrà pertanto acconsentire esplicitamente all’utilizzo dei dati riportati in questi form per poter inviare la richiesta rispetto alle finalità descritte.

I dati personali dell’interessato (l’“Interessato”), raccolti direttamente presso lo stesso e trattati per le finalità sotto indicate, consistono in dati anagrafici e dati di contatto.

1. Fornire informazioni richieste. La raccolta e il trattamento dei dati personali sono finalizzati a rispondere all’Interessato in merito alle richieste di informazioni inoltrate mediante il form on line e a procedere con l’espletamento del servizio richiesto.
2. Obblighi di legge e obblighi contabili/amministrativi. Adempimento di tutti gli obblighi di natura contabile e amministrativa nonché degli adempimenti previsti dalla normativa di settore applicabile. I dati possono essere comunicati a pubbliche amministrazioni destinatarie di adempimenti previsti, quali Ministero dello sviluppo economico, Autorità di controllo per la Protezione dei Dati Personali ed altre banche dati pubbliche.
3. Attività commerciali e marketing. Previsto l’eventuale consenso dell’Interessato, il trattamento può essere diretto alla trasmissione di comunicazioni in formato elettronico e cartaceo per attività pubblicitarie e marketing da parte di HiQ Solutions o di soggetti esterni incaricati, tramite strumenti tradizionali e non tradizionali.

Il trattamento per la finalità di cui al punto 2.1 si fonda su misure precontrattuali e contrattuali; per la finalità di cui al punto 2.2 sull’adempimento di obblighi di legge; per la finalità di cui al punto 2.3 sullo specifico consenso prestato dall’Interessato.

Il conferimento dei dati personali è obbligatorio per le finalità 2.1 e 2.2: il mancato conferimento impedisce l’esecuzione del servizio o l’adempimento degli obblighi di legge. È facoltativo per la finalità 2.3: in assenza di consenso non potranno essere inviate comunicazioni commerciali.

I dati personali possono essere comunicati a: partner di HiQ Solutions; dipendenti o collaboratori; studi professionali; società che svolgono attività di marketing per conto di HiQ Solutions; fornitori tecnici e di servizi telematici e informatici. I dati non saranno diffusi. Il trasferimento all’estero non è previsto salvo richieste inoltrate tramite strumenti di messaggistica o social network, regolati dalle rispettive policy.

I dati personali saranno trattati con strumenti informatici, cartacei o su altri supporti idonei, nel rispetto del principio di sicurezza e riservatezza di cui all’art. 5, par. 1, lett. f) del GDPR.

I dati saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità o secondo le scadenze di legge:

• Finalità di cui al punto 2.1: 12 mesi dalla registrazione.
• Finalità di cui al punto 2.2: 10 anni dalla cessazione di rapporti contrattuali.
• Finalità di cui al punto 2.3: 12 mesi dalla ricezione.

La verifica dell’obsolescenza dei dati in relazione alle finalità è effettuata periodicamente.

Il sito web di HiQ Solutions Srl mette a disposizione degli utenti un assistente virtuale basato su tecnologie di Intelligenza Artificiale finalizzato a fornire informazioni sui servizi e sulle soluzioni offerte dalla Società, agevolare l’interazione con il sito web, gestire richieste di assistenza e migliorare l’esperienza utente.

Tipologia di dati trattati

Nel corso dell’utilizzo dell’assistente virtuale possono essere trattati:

• dati identificativi eventualmente comunicati volontariamente dall’utente;
• dati di contatto eventualmente forniti;
• contenuti delle conversazioni e delle richieste formulate;
• dati tecnici relativi all’utilizzo del servizio e alla navigazione.

Gli utenti sono invitati a non inserire dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679, dati giudiziari, informazioni riservate o dati personali riferiti a soggetti terzi.

Finalità del trattamento

I dati sono trattati per:

• fornire informazioni richieste dall’utente;
• supportare l’interazione con il sito web;
• migliorare la qualità dei servizi digitali offerti;
• garantire la sicurezza e il corretto funzionamento della piattaforma.

Base giuridica del trattamento

Il trattamento è effettuato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR per l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare a fornire assistenza agli utenti e migliorare i propri servizi digitali.

Modalità del trattamento

I dati sono trattati mediante strumenti elettronici e procedure automatizzate idonee a garantire adeguati livelli di sicurezza, riservatezza e integrità delle informazioni trattate.

Conservazione dei dati

Le informazioni raccolte tramite l’assistente virtuale sono conservate per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra indicate e comunque nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dal GDPR.

Destinatari dei dati

I dati possono essere trattati da fornitori tecnologici incaricati della gestione e manutenzione delle piattaforme utilizzate per l’erogazione del servizio, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR ove richiesto dalla normativa applicabile.

Processo decisionale automatizzato

L’assistente virtuale utilizza sistemi automatizzati di Intelligenza Artificiale per generare risposte alle richieste degli utenti. Le informazioni fornite hanno carattere esclusivamente informativo e non producono effetti giuridici né determinano decisioni automatizzate nei confronti dell’interessato ai sensi dell’art. 22 del GDPR.

Non è stato nominato il DPO, non ricorrendone i requisiti di legge.

L’Interessato può in ogni momento esercitare i diritti previsti dal GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità, revoca del consenso) contattando il Titolare ai seguenti recapiti:

• HiQ Solutions Srl – Via Decio Filipponi 14, 00136 Roma
• E-mail: hmail@hiqsolutions.it
• Telefono/Fax: +39 06-69216399

L’Interessato può presentare reclamo all’Autorità di controllo per la protezione dei dati personali.